INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Informativa generale dello Studio Gatto ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento per le attività direttamente organizzate e svolte dallo Studio è:
Studio Gatto - Amministrazioni Condominiali ed Immobiliari
Geom. Roberto Gatto
Via Guglielmo Marconi n. 15, 07029 Tempio Pausania (SS)
Codice fiscale: GTTRRT75A20I119S - Partita IVA: 02307640900
PEC:
Email:
Telefono: 079 632478 - Cellulare: 380 9018017
Sito: www.studiogattoegatto.com
2. Ambito dell’informativa ed esclusioni
La presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti di dati personali dei quali lo Studio Gatto determina direttamente finalità e mezzi, compresi il sito, i contatti con lo Studio, le richieste di informazioni e preventivo, gli incarichi professionali diretti, la gestione amministrativa interna e l’assistente telefonica virtuale Nicole.
Non disciplina invece i trattamenti effettuati per conto dei singoli condomìni, comunioni, residence o multiproprietà. Per tali attività verrà resa un’informativa specifica, con l’indicazione del relativo titolare e del ruolo concretamente svolto dallo Studio.
3. Interessati e dati trattati
La presente informativa può riguardare clienti e potenziali clienti dello Studio, persone che chiedono informazioni o preventivi, proprietari, locatari, occupanti, delegati, tecnici, professionisti, fornitori, manutentori, rappresentanti di società o enti, utenti del sito e persone che telefonano allo Studio.
Lo Studio può trattare, in relazione alla concreta richiesta: dati identificativi e di contatto; dati fiscali, amministrativi e contrattuali; dati relativi a immobili, pratiche e rapporti professionali; contenuti di email, PEC, lettere e telefonate; numero chiamante, data, ora e durata della chiamata; trascrizioni e report; dati tecnici di accesso al sito e log di sicurezza.
Categorie particolari di dati, come informazioni sulla salute o sulla disabilità, sono trattate soltanto quando strettamente necessarie e in presenza di una specifica condizione prevista dall’articolo 9 del GDPR. Si invita a non comunicare a Nicole o allo Studio dati delicati propri o di terzi che non siano necessari alla gestione della richiesta.
4. Origine dei dati
I dati possono essere raccolti direttamente presso l’interessato, tramite il sito, telefono, email, PEC, corrispondenza o incontri; possono inoltre provenire da delegati, clienti, professionisti, fornitori, registri e banche dati pubbliche legittimamente consultabili o da documenti acquisiti nell’ambito di un incarico. Quando si applica l’articolo 14 del GDPR, le informazioni vengono rese entro i termini previsti dalla normativa, salvo le eccezioni applicabili.
5. Finalità e basi giuridiche
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Trattamento |
Finalità |
Base giuridica principale |
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Contatti e preventivi |
Rispondere alle richieste, organizzare appuntamenti e formulare offerte. |
Misure precontrattuali richieste dall’interessato. |
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Incarichi professionali |
Eseguire l’incarico, gestire la pratica e comunicare con i soggetti coinvolti. |
Esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali. |
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Amministrazione e contabilità dello Studio |
Fatturazione, pagamenti, archiviazione e adempimenti fiscali. |
Obbligo legale ed esecuzione del rapporto. |
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Contenzioso e recupero crediti |
Accertare, esercitare o difendere un diritto. |
Legittimo interesse e difesa in giudizio. |
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Telefonate e Nicole |
Rispondere, comprendere la richiesta, predisporre un report e consentire il ricontatto. |
Misure precontrattuali, esecuzione del rapporto o legittimo interesse alla gestione efficiente dei contatti. |
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Sicurezza e log |
Proteggere sistemi, dati e servizi e prevenire accessi abusivi. |
Legittimo interesse e obblighi di sicurezza. |
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Comunicazioni promozionali, se attivate |
Inviare comunicazioni non necessarie al rapporto in corso. |
Consenso, quando richiesto; sempre revocabile. |
6. Natura del conferimento
Il conferimento è obbligatorio quando imposto dalla legge ed è necessario quando indispensabile per rispondere, formulare un preventivo, eseguire un incarico o gestire una pratica. Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire allo Studio di fornire il servizio richiesto. I dati destinati a finalità promozionali sono facoltativi e non condizionano l’erogazione degli altri servizi.
7. Modalità del trattamento e sicurezza
Il trattamento viene effettuato con strumenti cartacei, informatici, telematici e telefonici, da personale autorizzato e da fornitori incaricati nei limiti delle rispettive funzioni. Lo Studio applica misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, finalizzate a prevenire perdita, distruzione, modifica, divulgazione o accesso non autorizzato ai dati.
8. Assistente telefonica virtuale Nicole
Il numero 079 632478 può essere gestito, in determinati orari o condizioni, dall’assistente telefonica virtuale basata su intelligenza artificiale denominata Nicole. All’inizio della conversazione Nicole si presenta come assistente virtuale dello Studio, affinché il chiamante sappia di interagire con un sistema di intelligenza artificiale.
Nicole può fornire informazioni generali, comunicare gli orari, raccogliere nome, recapito e motivo della chiamata, acquisire il numero chiamante quando tecnicamente disponibile, predisporre una trascrizione o un riepilogo e inoltrare allo Studio un report della richiesta.
Nicole non è autorizzata ad assumere decisioni giuridiche, amministrative o contabili autonome, approvare spese o interventi, impegnare contrattualmente lo Studio, comunicare dati riservati senza adeguata verifica o sostituire le valutazioni dell’amministratore e dei professionisti. Le decisioni rilevanti restano sottoposte a controllo umano.
9. Voce, trascrizione e report
Durante la telefonata il flusso audio viene elaborato per riconoscere le parole, comprendere la richiesta e generare la risposta. Possono essere prodotti e conservati la trascrizione, il riepilogo, il report, il numero chiamante e i dati tecnici della telefonata, nei limiti necessari alla gestione della richiesta.
DA COMPLETARE PRIMA DELLA PUBBLICAZIONE: verificare tecnicamente e indicare se il file audio integrale viene soltanto elaborato in tempo reale oppure anche registrato e conservato, precisando in quest’ultimo caso il periodo di conservazione e inserendo un avviso specifico all’inizio della chiamata.
La voce non viene utilizzata per identificare univocamente il chiamante mediante riconoscimento biometrico. L’eventuale futura introduzione di tale funzione richiederà una preventiva valutazione giuridica e tecnica e un’informativa dedicata.
10. Strumenti di intelligenza artificiale
Lo Studio può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale come supporto alla trascrizione, sintesi, classificazione, traduzione, ricerca, organizzazione delle informazioni e predisposizione di bozze. Tali strumenti non sostituiscono la valutazione professionale. Gli output che possono incidere su diritti, obblighi, pagamenti, interventi o decisioni vengono verificati da una persona autorizzata.
Lo Studio applica principi di minimizzazione, limitazione delle finalità, trasparenza, sicurezza e supervisione umana e non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato.
11. Destinatari e fornitori
Nei limiti necessari, i dati possono essere comunicati a personale e collaboratori autorizzati, consulenti, tecnici, avvocati, commercialisti, banche, assicurazioni, fornitori, manutentori, gestori postali e telefonici, fornitori di hosting, posta elettronica, cloud, software, backup, cybersecurity e intelligenza artificiale, nonché ad autorità e soggetti ai quali la comunicazione sia dovuta per legge.
Tra i fornitori tecnologici utilizzabili in relazione ai servizi effettivamente attivi rientrano OpenAI, Cloudflare, Google, Aruba e fornitori SIP/VoIP. Quando necessario, tali soggetti sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR. L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile presso lo Studio su richiesta.
I dati personali non vengono diffusi. Un’eventuale pubblicazione o comunicazione a soggetti indeterminati può avvenire esclusivamente quando prevista da una norma o sorretta da un’altra valida base giuridica, nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione.
12. Trasferimenti verso Paesi terzi
Alcuni fornitori possono comportare trasferimenti o accessi a dati da Paesi esterni allo Spazio economico europeo. In tali casi lo Studio utilizza i meccanismi applicabili previsti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework UE-USA per i soggetti aderenti, clausole contrattuali standard ed eventuali misure supplementari. Ulteriori informazioni sulle garanzie concretamente applicate possono essere richieste allo Studio.
13. Periodi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alla finalità e agli obblighi applicabili. In particolare, salvo esigenze documentate o diversi termini di legge:
- richieste informative non seguite da un incarico: fino a 12 mesi dalla chiusura del contatto;
- report e trascrizioni telefoniche non collegati a una pratica: fino a 90 giorni;
- log tecnici e di sicurezza: fino a 6 mesi, salvo necessità di accertamento;
- documentazione amministrativa, fiscale, contabile e contrattuale: di regola 10 anni;
- dati connessi a controversie: fino alla definizione della vertenza e alla scadenza dei termini di tutela;
- dati collegati a una pratica: per il periodo applicabile alla relativa documentazione;
- dati trattati per comunicazioni promozionali: fino alla revoca del consenso o al venir meno della finalità.
Alla scadenza, i dati vengono cancellati, anonimizzati o resi non ulteriormente accessibili, tenendo conto dei tempi tecnici di rotazione dei backup. I periodi sopra indicati devono corrispondere alle impostazioni effettive dei sistemi utilizzati.
14. Diritti dell’interessato
L’interessato può, nei casi previsti, chiedere l’accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità, l’opposizione al trattamento, informazioni sui destinatari e la revoca del consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Può inoltre chiedere di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su trattamenti automatizzati nei casi previsti dall’articolo 22 GDPR.
Le richieste possono essere inviate a oppure alla PEC . Lo Studio può chiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente.
15. Reclamo e tutela giurisdizionale
L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, attraverso i canali indicati su www.garanteprivacy.it, oppure rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
16. Sito internet e cookie
Il sito può utilizzare cookie tecnici e, previo consenso quando richiesto, cookie analitici o altri strumenti di tracciamento. Tipologie, fornitori, durata e modalità di gestione delle preferenze devono essere descritte in una Cookie Policy separata, predisposta sulla base degli strumenti effettivamente presenti sul sito. L’utente deve poter rifiutare i tracciamenti non necessari con la stessa facilità con cui può accettarli.
17. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative o tecnologiche, variazioni dei fornitori o evoluzione delle funzioni di Nicole. La versione vigente viene pubblicata sul sito con la relativa data di aggiornamento.